Чтобы не было разбросанных бумаг и не образовывалось бумажных «гор» следует их хранить сформированными в отдельные папки, а для удобства поиска и использования необходимо составлять такой учетный документ, как номенклатуру документов.
Составление номенклатуры подразумевает целый ряд мероприятий, которые проводятся при формировании дел. Здесь следует создать экспертную комиссию, которая будет определять какая именно бумага ляжет в дело, а какая отправиться на уничтожение, иными словами ЭК определит все временные периоды хранения документации. Они могут быть постоянные, то есть когда дела следует хранить в архивном учреждении постоянно. Также сроки могут быть назначены временные, здесь уже они делятся на те документы, которые необходимо хранить меньше десяти лет и больше этого времени.
В процессе проведения работ по определению периода хранения документации образовательных документов, необходимо провести формирование всех важных документов в дела. При проведении формирования необходимо правильно провести комплексацию документации образовательных учреждений, что поможет быстро и грамотно провести учет вех бумаг, а именно составить номенклатуру дел в школах, колледжах, институтах и прочих учреждений образования.
Что необходимо знать при создании учетного документа? Прежде чем перейти к составлению номенклатуры необходимо знать все требования, которые предъявляет главархив к составлению систематизационного документа. Прежде всего, следует знать, как правильно заполнить сам бланк номенклатуры. В нем есть разделы, к каждому из которых есть свои требования при заполнении.
Разделы номенклатуры:
Индекс дела
Заголовок
Период хранения
Примечание
Количество дел
Дата заведения дела
Итоговая запись
При создании номенклатуры дел архива основные требования предъявляются к правильности составления заголовков дел, к определению сроков хранения и к итоговой записи.
Как создается итоговая запись номенклатуры образовательных учреждений? В конце всех календарноых лет в самом конце всех номенклатур подводиться итоговая запись, в которой говориться о всех заведенных делах отдельного, постоянного и временного периода хранения.
Вся информация, которая содержится в итоговой записи учетного документа образовательных учреждений, следует сообщать в архив. О том, что сведения номенклатуры помещены в архив, следует указать в документе поставив соответствующую отметку с указанием должности работника архива, а также следует заверить подписью. Вести итоговую запись необходимо во всех образовательных учреждениях, в их филиалах и т.п.
Если при составлении возникает необходимость прибегнуть к помощи сторонней компании в составлении номенклатур, то это можно сделать обратившись в любую фирму, где предоставляются архивные услуги.

Источник материала   http://www.pro-nomenklaturu.ru/